看板方法導入 PART 3 - 第一次Daily

【看板方法導入 PART 3 - 第一次Daily】

團隊看板建置完成後，開始要來驗證看板作用，但看板方法裡面其實也沒提到Daily這種會議。所以我們取用Scrum的Daily Scrum來落實看板六個實務。
●視覺化
●限制半成品WIP
●管理工作流程
●讓規則明確
●落實回饋循環
●由協作改善，經實驗演進

透過每天站立會議來把團隊原本就存在的問題，一一浮上檯面，再透過視覺化看板，進一步去思考該如何改善。原本抽像且僅口頭討論的資訊，搭配視覺化看板，一切變得很聚焦，讓所有人都容易進入看板情境思考。

但這種聚焦初期有二種反應，
一種是正面的，會建立在看板基礎之上，思考該如何搭配運用，才能把症狀減緩、克服
另一種是負面的，則用挑戰的心態一直放大檢視看板，不能這樣改、那樣做、解決不了問題....等等。
負面的反應，運用恰當的話，可以借力使用，讓大家對看板更加信任，所以不要太排斥或否定每個帶有情緒的回饋。好好正面思考該如何讓扭轉觀念，讓背後真正要解決的問題探究出來改掉。

如果反應的人很多且情緒激動，那要回頭想一想，前置作業做的夠不夠充足，大家理解狀況有沒有一致，是否該再把看板方法或團隊狀態再交錯檢視一次，把遺漏的部份再次補齊，再來重新起動看板。

我們只要先有個心理準備要面對這樣的狀況就行了，其它就見招拆招。

實際上，看板其實倒也不會反彈太大，反而是每天的站立會議讓人反感。這也是工程師本身習慣和文化的關係，工程師一般來說，是習慣每天都黏在位置上面工作，有任何事情就用電子化或電子溝通方式，多一事不如少一事，已經是突破原本的舒適圈。況且工程師也都自認為已經把事情同步交代好，為何還要特定在固定時間重複做一次?

沒錯，這就是「罰站」，要先好好思考這感受該如何消除。我們來重擬一下「罰站」這無效想法，轉換一下「我們如何有效運用短暫的資訊同步時間來改善我們的問題?」

在實際情境中，說也奇怪，當罰站這感受消除後，變革的門檻也就過了一半以上，開始願意去多思考、多嘗試不同的方法。所以，可以把這當做一個檢核的依據，也是心態改變的開始。

來說說該如何好好運用每天早上15分鐘左右大家共同聚集時間。以教練身份，歷時一個月，就陸續列出執行過程所發生的情境囉!!

轉變過程，從每天1小時到最後每天15分鐘內開完。分二次討論，組長和組員(10分鐘)、組長和主管(15分鐘)。

Day 1 - 焦點、疑慮在看板而非現況問題
●開發進行中的TASK只有今天?還是全部的開案?
●已經完成的TASK但不在開案計劃裡?一個月後才要上線的要貼哪?
●開案欄位應該要再分成二個欄位，對應目前和未來的開發需求
●送審欄位對應需求，追蹤或再細分需求單
●實體與電子看板的差別?

有發現問題裡的真正問題了嗎?

千萬不要被表面問題牽著走，而輕易把看板價值流變更。看板開始讓所有原本壞味道一一飄散出來，要先去探究真的問題根源，就算一時無解決，也絕對要把原因找出來紀錄。而非變更最省力、最快速的看板來應對，這就像只捏著鼻子換嘴巴呼吸而已。

例如上面的問題，提前完成一個月後才要上線的任務?這似乎就是個浪費?或者有其他因素?

此外，還有些問題是"行為不對"，不急著現在要解決，等行為正了，自然就解決。所以要好好分析一下，哪些是現象，哪些是問題，哪些是行為，哪些是情續，不是一有"反應"就要立即解決!

我自己的做法則是先紀錄、觀察，事後與主管、相關人確認，等到適當時機到了，再另外處理。把散落的問題集結在一起變成一個整體，再為事物理出一個脈絡並加以歸納，進行全局思考，並且讓彼此達成共識，才不會只局限在一個事件上的視野，做出錯誤的決策行動。

既然前面說要蒐集資訊，那第一件做的事反而是"整理"，讓環境看起來"乾淨"，讓人願意閱讀、願意多花時間在上面(但不一定絕對是這樣，視團隊狀況而定)。避免發生「破窗效應」：環境中的不良現象如果被放任存在，就會誘使人們仿效，甚至變本加厲。

●TASK版面一致
●便利貼字的顏色規則
●便利貼顏色運用規則
●需求單與TASK位置
●電子鐘
●欄位定義
●移動原則

結論：
萬事起頭難，很多問題會在第一天被現形，只要對自己的信念堅定「所有的問題都是反應，不是結果」，一一去釐清、改善，藉由看板的視覺化建立在同一頻道來溝通，開啟一連串的對話，慢慢達到看板的六個實務，沒有一次到位的完美。

那教練既然有機會全程陪伴，Daily當下要做些什麼事情呢?

引用「團隊領導學」文中：
如果想要做出對團隊做好的決定，一個具「促進」功能的領導人應該要做些什麼呢?
●時時啟動雷達，觀察整個場面的動向
●耐心傾聽每一個成員的意見
●不要強迫別人接受自己的意見，要督促成員自己思考
●不排斥負面的意見或反對意見
●整合自己的意見與他人的意見，想出更好的點子
提供給大家參考囉!


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