專案管理最累的，其實是那些根本還不能叫「任務」的事
星期一早上，電腦才剛打開，LINE 群組先跳出一個訊息：「這個活動下週有辦法上嗎？」 Slack 另外一邊有人問：「昨天正式站那個問題是不是還沒完全好？」 坐在旁邊的同事順口補了一句：「對了，老闆上禮拜有提到那個功能，好像希望這個月可以先評估一下。」 然後信箱裡還躺著一封廠商寄來的新規格。 這時候如果你打開 Jira、Trello、Asana、ClickUp，甚至是自己公司的任務系統，常常會遇到一個很尷尬的問題。 我要開什麼單？ 因為這些事情，現在其實都還不能算是一個真正的「任務」。 任務出現以前，其實已經做了很多工作 我以前一直覺得，專案管理工具最重要的事情就是把任務整理好。 誰負責、什麼時候做、做到哪裡、什麼時候完成。 後來做久了才慢慢發現，真正讓人累的，很多時候根本不是那些已經被整理好的任務。 反而是任務「還沒成立以前」的那一大段。 例如營運突然丟來一句：「最近玩家一直在問能不能增加這個功能。」 這到底是正式需求嗎？不知道。 有多少人需要？不知道。 是不是現在最重要？不知道。 技術上能不能做？也還不知道。 可是你又不能直接把它忘掉。 於是 PM 腦袋裡就多了一條暫存資料。 過幾天商務又說客戶也問到類似的東西。 這時候你才開始覺得，好像值得認真看一下。 接著你去問 RD。RD 說可以做，但如果這個月要上，可能會影響另外一個版本。 你再回頭跟營運確認優先順序。營運說：「沒有一定這個月啦，但最好不要拖太久。」 看到這裡，事情依然還沒有變成正式 Task。 但 PM 已經處理它一個禮拜了。 這就是我後來很常想到的一件事： 很多專案管理系統，是從任務成立之後才開始工作；但 PM 的工作，往往早在任務成立之前就已經開始了。 那些「先放著」的事情，最後到底都放去哪裡？ 每個人其實都有自己的方法。 有人放在記事本。有人丟自己的 Slack。有人用 Google Sheet。有人在 Trello 開一個「待確認」。 有人直接靠腦袋。還有人最乾脆：傳訊息給自己。 我自己也做過差不多的事情。因為這些東西很難分類。它可能是一個需求。也可能只是一個想法。可能過幾天就不了了之。可能突然被老闆問一句：「上次那件事後來怎樣？」 然後你才發現，糟了，它已經在聊天訊息裡沉下去三個禮拜。 所以問題其實不完全是「有沒有記錄」。而是： 這些還沒有成形的事情，我們有沒有一個地方可以暫時管理它？ 不是一收...
