看板方法導入 PART 7 - 第一次回顧會議(問題蒐集)

【看板方法導入 PART 7 - 第一次回顧會議(問題蒐集)】
看板方法中沒有定議回顧會議，所以取用Scrum替團隊定個正式會議，提高重視度做好每次的檢視與改善。看板方法中也沒有Sprint衝刺期，那要如何規定一個時間呢?

時間視團隊和專案狀況來開會囉!

如果團隊是既有產品持續維運的話，看板欄位中的上線欄是個好判斷點。當它被貼滿或一定數量時，就表示該來清一清回顧一下。透過回顧會議把上線欄位中的便利貼做一波整理，檢視、討論、調整做經驗回饋修正，讓團隊經驗越來越好。

當然，團隊如果是新創或是特殊任務型(通常看板較適合一直持續的長期任務)，有需要時就拉個會議特別檢視一下，每個團隊都有自己的步調與節奏，倒也不用特別被拘束，也或者可以不用有回顧會議，但要記得回頭檢視就好。

記得，六個核心實踐之"落實回饋"、"由協作改善，經實驗演進"。

第一次的回顧會議，最好是在執行看板後的2~3星期，大家對於看板至少有一定概念與經驗，加上累積一定量TASK便利貼，搭配一起描述，會讓問題描述能更具體，以便於修正出屬於團隊的看板方法。也就是六個核心實踐之"讓規則明確"、"管理工作流程"。

所以，這次的回顧會議主軸是：透過描述任務單過程，定出規則與工作流程。

第一次開會地點盡量在看板面前，讓環境與討論是融入的，如當下有任何看板的反應問題，也都能馬上指出來說明。

以下提供大概的步驟

●任務回顧檢視 - 使用ORID

→請大家先來認領上線欄位中自己的任務單

→底下聽的人分二組，一組用O(黃單)，一組用R(紅單)分別紀錄

→每個人講完就到ORID海報底下貼上位置

→中間如果有講到看板相關，需要做觀念引導，別人講完後，主持人再上去補充說明

→全部講完後，休息時間，請大家把I 、D補上

●看板規則討論 - 使用world cafe討論方式

→延伸回顧會議的想法與改善，放到看板應該要有的流程、元素、規則、問題處理...等等

→分四組(一桌長一副桌長，組長與EP，不動)

→輪三次，主題分別為:流程、元素、規則、問題與整合

→最後一次輪桌，請大家畫上時間軸，把剛剛討論的貼到相對應位置，並補上不足夠的活動

→各組意見分享

→所有意見匯整成一張

這麼做的用意，就是希望團隊訂出屬於這團隊風格的規則與流程，而不是教練或顧問訂出。自己立下的規則也較能自主執行，教練只要輔助不要歪掉就好，即使有點小出錯也沒關係，不用刻意去修正，因為本來就是要在失敗中成長，有時太順還會讓人覺得怪怪的不安。

結論：

第一次的回顧會議包含了二個大議題，一個是TASK，一個是看板。所以要投入的時間至少半天以上，請自行斟酌運用。再來是ORID聚焦討論法的I與D，在沒有一定經驗下，其實很難在短時間寫出來。可以先把這次當作問題的蒐集，再另外拉個會議收斂討論D，也就是上一篇提到的三個核心問題「資訊與認知落差」、「時間管理」、「消除浪費」，怎得出的呢?下一篇再來說明說。

補充:

提供當時反應的看板相關疑問給大家參考囉!

●看板的資訊很難找到自己的負責需求單(因為除了開案外，其它地方也有任務單，不應該)

●費時，電子看板能自行編排，能看個人案子，會更有效率

●可了解組員工作排程，工作不會被打斷

●看板任務與實際做的事情不一致，需多花時間了解案子，希望有暫停標籤

●站立會議人數過多，浪費時間

●看板無效，看不出自己的排程

●淪為型式

●看電子看板與實體看板東西一致

●群組上的雙向同步重要度大於看板

●組長可看到組員的工作情況，有幫助

●看板無法反應個人例行業務的情況

●看板無法精確評估個人時程

●無法呈現工時的表現

●看板上的描述不是很直觀

●無法反應固定工作

●進行項目無法反應(部門)上版時間不一致，合版時間長，時間無法呈現

●開發的"分析"欄位的定義模糊

●Bug插件需反應出來(解bug時間)

●多重業務無法在看板呈現

●看板如何顯示"代理"問題

有些是真的問題、有些是觀念、有些是行為、有些是心態，不一定要馬上解。因為是採用漸進導入，時間到了自然會解掉，只要大家明確知道自己接下來的規劃，也知道到時會改善就行囉!而這正是本次會議要呈現的主軸"讓規則明確"、"管理工作流程"。

如果不是預期會出現的問題，那就要好好思考一下該如何協助解決。

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