設計你的團隊引導流程

 【設計你的團隊引導流程】

在接觸了不少團隊和案例後，幾乎沒有同樣一個引導流程可以萬用在不同團隊上。每次團隊組成和狀況都不太一樣，所以每次也都必須重新花時間思考與設計流程。最近剛好有想法，利用這次的案例，整理了一下如何設計一場團隊引導流程。

照慣例過完年前後，團隊不免都會有些人事的波動或者是產品校正。這些不僅影響士氣也降低效率，也很有可能年初就決定了產品年終的慘敗。如果團隊主管沒意識到，或者置之不理"房間裡的這頭大象"的話，想必將來會付出更大成本來挽救團隊和產品。

假如不幸發生這種事，最好回血的方式就是團隊一起來"正視"發生的原因，過去的經驗中，哪些經驗可取、哪些不可取、還有哪些資源可以善加運用，利用"新起點效應"和"初衷"讓大家重新凝聚後再出發。

以下是與團隊主管的訪談紀錄與期望，最後用問句的方式重新詮釋團隊目前的狀態。這樣做有個好處，就是可以避免自己太主觀的想法，造成只設計出引導師自己想要的討論流程，而不是符合團隊需要的討論共識過程。

以下分享大致設計的步驟：

步驟零、與主管訪談
●文字紀錄訊息
●團隊組成與狀態
●事件脈絡
●期待產出

步驟一、從訪談的過程記錄轉譯成問句
以下是這次案例的訪談記錄重新以問句的方式呈現

●如果這產品未來有個風險，你覺得會是什麼?

●我會如何定義我在這產品最大的努力、付出?

●如果你是這產品的老闆，你會怎樣對你的合作夥伴說明產品的願景?

●你覺得我們所在的團隊像漫威英雄裡的哪個角色?

●過去哪些是讓你感覺到震驚、遺憾?如果可以多做些什麼就可以避免?

●對於過去的事件中，哪些讓你感到出乎意料、超乎預期的好?我們可以取其好的地方，在未來裡做些什麼事?

●如果我們成為了最賺錢的產品，你會有什麼樣的感覺?

●這個產品的發展過程，能帶給目前的我什麼不一樣的成長學習?

●五年後，回顧產品經驗在我職涯上，不論失敗或成功，我會怎樣回頭定義這段歷練?

●我能替自己在這產品上，貼上什麼樣厲害的標籤，當作未來的精采故事?

●學習失敗經驗後，拋開過去，從現在開始你會如何為新的旅程下個標題?

●如果你現在是這產品的第一大主管，你會想做出怎樣的改變?

步驟二、從以上問句再次收斂方向和主題
以下為這次引導活動的收斂

●哪些地方是影響圈，哪些是關注圈?

●如何讓自己獲得回饋感?(目標)

●如何避免自己疲乏、超載?(界線、原則)

●如果你發現自己5年前，跟現在已有很大改變，那會是什麼?

步驟三、聚焦成可對話的場域結構

以下為這次引導活動的聚焦

●彼得杜拉克：「預測未來最好的辦法，就是自己創造未來。」

●動手思考與創造，喚起還可以做哪些行動的感覺和意識

●關注圈和影響圈
●產出團隊可持續追蹤改善的計畫和機制

步驟四、以簡報的方式草擬引導的流程與架構
●這過程通常會需要好幾天或幾星期
●期間大腦會處於思緒漫遊的狀態
●任何想到的關鍵字、想法、靈感都先隨意分頁放在簡報上
●等到一定雛形出現後，再來排列分頁順序，設計與架構引導流程

步驟五、腦中不斷模擬演練
●是否符合訪談的資訊

●參與者的認知水平是否能短時間內消化理解
●討論場域是否能安全、信任、開放的參與

●參考主管的期待、預想成員未說出的期待
●是否能在引導結束後，創造出下一步的具體行動
●最後的產出是否能延伸到現實工作中，直到被改善解決為止

步驟六、觀察、紀錄、反思

●過程中，隨時調整跟腦中模擬結果的落差
●結束後，簡報最後貼上照片記錄與寫下反思
●把過程觀察到的反饋給主管，並核對後續行動
●關心與追蹤團隊是否需要輔助教練，持續改善

有時候要考慮團隊的工作性質，如果是屬於做得多思考得少，那會議流程就需要設計成以分析為主。反之，想太多就需要多"動動手反思"。當然，也有可能是複雜的團隊合作關係，造成不得不得結果。譬如說，跨多國/區域得團隊合作，或許就需要透過"動動手"喚起還可以做哪些行動的感覺和意識。

這次的案例就是如此，所以就聯想到讓團隊使用LEGO認真玩引導，親手打造團隊最理想的願景樣貌，把理想與現實中的落差找出來，透過視覺化的代辦清單整理任務。最後，結合敏捷的回顧會議機制，讓團隊能持續運作改善。

※結論

大多工作坊都是針對已知主題，設計一系列的體驗引導流程。我們很容易順著完整且流暢的結構，討論並反思產出一定質量的計畫、行動。因為結構太完美了，所以有時會不知怎麼抽出工作坊的某一部分應用在真實團隊。即使整個流程複製過來，最後也可能轉不過來，不知怎麼銜接上團隊要改善的實際狀況。

這時候，可以先把這些可能的點子放在簡報上，讓想法慢慢在腦中發酵。而使用簡報的好處是，視覺化、以頁為單位一頁一個概念、自然分解每個動作、方便排序也整理思緒。當然，重要的還是平常要做好知識庫的累積囉!

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