Daily站立會議 - 任務單時間一直不如預期怎辦?

 【Daily站立會議-- 任務單時間一直不如預期怎辦?】

整體的敏捷活動中，最難帶入也最有威力的應該是Daily站立會議，雖然只有短短的15分鐘，但彼此間心的距離可能有一個地球這麼遠，排斥感也是最大的。過去經驗裡，只要大家接受並且進行Daily，事情大概就已經解決一大半以上。最常見也最重大的問題就是，資訊落差造成的混亂，然後一直變動。

團隊會想要用敏捷來改善問題，不外乎就這幾個
●彼此間的資訊落差、混亂
●錯誤的通訊文字表解與錯誤的理解
●目標焦點總是在各自的腦中飄來飄去，失焦
●做到一半才發現做錯了或者只做了一點點，卻到最後才反應
●接連不斷的插件、意外、變動，目標任務永遠變成第二順位
●任務協作、銜接處總是慢一大拍的空等
●大家總是在後知後覺得狀態，疲於奔命死而不冥

對症下藥，症狀解是大家喜愛的，因為容易看見不太思考，做就對了.....。但你有多少心力可以不斷的做做做...。所以，停下來先花個時間找出根本解，用最小的心力產出最大的成效。不過，根本解大家不愛，因為很不明確模糊，又很花時間分析思考，以至於不敢去做。

根本解最快最有效的找法，就是找個第三方的人，非當事團隊成員，進去觀摩一下，通常就給客觀的給出5分以上的參考資訊，這人也不一定得是教練，只有工作有些工作經驗就可以勝任。給出的資訊只是參考和幫助自己脫離框架思考的啟點，以此切入發想，會比較容易找出根本解。

回來說到Daily，
有位同事突然跑來問我，Daily的Task單上面的工時，要寫到多精確?

什麼叫症狀解? 就是當你回答要這樣做寫多細多精確，這就叫症狀解。
什麼叫根本解? 就是當你回答你又不是機器人，寫這麼精確是為了什麼?然後開始討論背後的原因。

原來是因為同事在Daily時總是報不準，一直被其它任務插件或者變動，然後原本寫的任務工時就越來越不準，同事開始在想，
是不是要把意外單每個小時發生的事也都貼上去，比較能清楚"交待"自己正在做的事或價值?
或者
是不是任務單要拆更小?

先來對齊一下Daily的樣貌：
●降低團隊內的資訊落差
●Daily是拿來檢視、確認與目標的落差，反應需要支援或問題或障礙
●我們要解決的現象，不是工時準確性，焦點應該放在為何常變動
●工時只是預估、溝通，不是要精確。更重要的是，事後要回頭檢視一下，這項任務跟一開始設定的落差，去反思和獲得經驗

當你的Daily只是交代用的，最好趕快取消這固定的會議，因為這樣會讓自己慢慢開始無腦化。

同事的問題可以怎麼解決呢?
●用一張紅色便利貼，累積紀錄意料之外的事、為何、暫用時間。人是健忘的，透過紀錄也可以看到趨勢凸顯問題
●一天的工時不要用8小時，你不是機器人，請打個7.8折
●透過Daily反應障礙而不是增加障礙，請善用減法思考，不要隨意加一個新的動作，都會是個負擔

結論：
●當大家願意Daily時，請好好善用這時間和空間，大家是夥伴不是敵人，拋出你的問題大家一起解決。
●即使長鞭效應還是存在，每天的Daily平均掉資訊落差，你會發現震幅也會被這每天的小影想趨緩的。
●善用工具，不是被工具擅用~

在自己的人生中也可以運用Daily，每天花個15分鐘跟自己對話，回憶下，今天過得的如何、有沒有什麼特別的感受、心中有哪些落差的產生、下一步可以怎麼走。透過這活動，把焦點在拉回到自己身上，好好品味一下每天的新發現。