回顧會議Startup

 【回顧會議Startup】

每個團隊都有自己的體質和特質，如果沒有特別去做一些引導流程的客製和調整，對於目的性很強的變化，團隊成員有可能會過度反應產生排斥感，進而抗拒接受。這與團隊期望能被授權與自主的不一致感，讓夥伴明顯感受到，這其實是主管或講師想要看到的結果和流程，並不是團隊自己希望發生的改變，屬於命令和強迫吸收。如同不被需要的建議，總是被當成批評；任何能起作用的改變，絕大多數是當事者本身就非常願意買單buy-in的事。

這次替工程團隊導入回顧會議有三大課題：

-如何讓團隊成員理解與買單回顧會議

-引導流程的鋪陳與設計

-建置即使團隊教練不在也能持續運作的模式

▌團隊成員理解與買單回顧會議

一個新的變革或流程的導入，一定有其要改善的痛點、問題或危機，大多來自於「期待」和「現況」之間的「落差」。蒐集資訊和了解團隊是第一步，除了跟團隊主管或負責人訪談之外，也不要忘記要去觀察或探訪成員的真實現況，再將兩者的資訊整理分析，重新詮釋成比較客觀的反問問句。問句能夠避免讓自己陷入設計盲點，也能更進一步釐清團隊的真實況狀。

理解了團隊組成9成以上是工程師，也觀察了團隊現況，從中發現溝通和互動模式屬於比較陽剛，邏輯超強、思考有序有條有理有效率、快速直指事件症狀解，是個敏銳觀察者，有時卻是個糟糕的解讀者。為了避免成員錯誤解讀回顧會議是為了檢討對錯，也刻意讓回顧會議以"緩緩"的節奏進行，讓高速邏輯能變成深入思考每件事的為什麼和意義，這次刻意添加了軟性的「感受」來反思事件的意義。

▌引導流程的鋪陳與設計

隨著團隊屬性和特性，還有時間的演進，回顧會議的框架模式也不盡相同。綜觀前面獲得的資訊，這次採用《非暴力溝通》的溝通框架，用來當作引導的思維導圖和事件持續追蹤、改善紀錄的討論框架。全開海報劃分成四個欄位：觀察、感受、需要、行動(請求)，有別於《非暴力溝通》的「請求」更換為「行動」，字面上的意思會相對好理解說明，也較適用在群體討論和聚焦擬定行動。

有了引導主軸，接下來要思考的是，要如何鋪陳與事前體驗《非暴力溝通》的四個精隨，然猴銜接到專案事件的回顧，自然而然地使用思維導圖來做回顧會議呢?

基本開場加上一定要的專案的成果或數據展示做完後，接著就要開始進入團隊較不熟悉的回顧環節。第一次的回顧會議也代表著，團隊彼此間的信任可能不是那麼足夠，以信任為基礎的破冰互動，最快最有效的方式就是：肯定+回饋。我們其實很少有機會在相對正式且有儀式感的場合，聽到同事間給予彼此的合作回饋，大多都是來自主管的工作評價。因此，綜合「肯定」加上《非暴力溝通》的「觀察」「感受」元素，鋪陳與設計團隊的回饋互動：360度夥伴欣賞。

活動大致流程，

-團隊圍成圈，接收回饋者在圓心

-從互動經驗中，在對方身上觀察與感受到，值得肯定的地方、還有機會更好之處

-用便利貼寫下來貼在對方身上

-注意，至少要三好才能寫一更好的比例

其實在你寫下來的當下，就是在反思、觀察對方過去的互動合作的情況，從經驗中感受到對方的特質，最後經過大腦詮釋寫下回饋。

▌建置即使團隊教練不在也能持續運作的模式

活動當中的隱喻說明：每個人都有自己的盲點，看不到自己的背後，需要鏡子/他人 來發現盲點；相同地，每個事件/專案也有不同角度的切入點、盲點，如果只是斷章取義或急就章法，解的只是症狀而不是根因，很有可能會一直重複復發。接下來以同樣的方法，檢視回顧專案發生了哪些事：360度專案回顧。

大致流程，

-聚焦檢視專案範圍或團隊相關狀況

-寫下問題

-採用《提問的設計》中的封閉與開放問題的轉換，把剛剛寫的問題重寫成另一張

-檢視、排列問題的因果關係

-選擇根本解的問題和需要優先解決的問題

-再把問題重新詮釋和拆解成：觀察、感受、需要、行動(請求)

-行動方案最好寫上預計日期和追蹤者

思維導圖中的「感受」，會讓較常使用的邏輯思緒慢下來，除了同理之外，也能從中判斷事情的優先序；「需要」則是思考觀察到的事件或衝突，背後的需要是什麼?可能是簡單的資源、支援就解決了，也可能是複雜的人際關係，需要雙方在軟性特質上的妥協或換個方式來合作。「行動」為滿足這個「需要」的行為，有機會解決此問題的具體且小步的行動方案。

這張思維導圖的海報，就是未來團隊每次回顧會議的基礎。當然，隨著團隊的熟悉與演進，在日常工作中就已經持續做到了「觀察」、「感受」、「需要」、「行動(請求)」四個動作，也達到即時的良好溝通、互動與合作，或許到時可以換個輔助框架或不需要思維導圖的協助，只需著重在專案的成果和數據展示即可。

※結論

從痛點出發去設計引導流程通常是最有效益，如果沒有或不覺得是痛點、不買單buy-in的話，那就要嘗試喚起危機，或者刻意戳戳看痛不痛，進一步確認是不是真的，還是其實是房間裡的大象。如果只是確立且引出了「問題」，就讓團隊自行摸索解決的話，雖然符合自主但有時解決的成本、時間太高。適時給予輔助技巧並做後續的陪伴教練，直到真的可以自主運作後才鬆手，往往是我們容易忽略去做的。

最後，為什麼要有回顧會議呢?

引用《為自己出征》書中的梅林法師說的話：「人不能邊跑邊學，一定要在一個地方停留一會兒。」

回想一下，我們過去似乎都在偶然的停頓中，有著突然頓悟、恍然大悟的時刻。

回顧會議不僅可以用在工作、專案和團隊，也可以用在自己的生活之中，例如寫日誌、刻意旅行、正念、閱讀、長跑、工作坊、登山、寫心得文...等等。在停頓中整理思緒，思考如何遇見更好的自己。

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(設計草稿之一)