Agile Daily - 你很認真、很仔細對團隊講完自己的事情，然後呢?

【Agile Daily - 你很認真、很仔細對團隊講完自己的事情，然後呢?】 

在接觸團隊經驗中，每日站立會議(Daily)通常是團隊成員排斥感最大的活動，原因在於要把自己做過的事情透明出來。Daily這種文化和經驗在過去教育或日常生活中，比較不常接觸也不適應，因此常常流於沒有意義的形式與浪費。

所以，Daily首先會遇到的是

●因為沒經驗，不知道怎麼透明自己的資訊。雖然有昨天、今天、障礙的語言框架，但還是會講不到要點，只想證明自己忙碌的痕跡。

●不安全感、不信任感。假如自己講得很少，不免換來別人的異樣眼光，因此加油添醋多說一些，或者挑事情才做。沒有信任基礎的透明，只是一般資訊的傳達，而不是目標進度的透明。

反之，假如團隊成員都非常願意且開放，Daily同步資訊、反應障礙的話，其實已經成功引入敏捷80%。因為Daily是每天都在進行且持續改善的時刻，接下來只是時間發酵、慢慢調整改善即可。

有趣的是，不曉得是不是因為Daily看似簡單，所以SM可能都會急著先硬上Daily，照著基本三個問題輪流"報告"，成員間彼此也聽不出來每個人講的訊息，對於目標達成、自己業務到底有沒有關聯。大腦聽多了沒意義的資訊，很容易不自覺養成自動過濾，左耳進後右耳出，最終流於形式，快速講完自己的任務後結束。

還有更糟糕的情況，就是用質疑和命令的語氣去回應Daily內容，內心已經在排斥了，結果更加大不舒服感，導致做起事來心不甘情不願，落入效率跟著低落的惡性循環。

壞消息往上傳的速度，決定團隊的品質狀態

提供幾個Daily壞味道的現象：

●混在一起講，聽不太出來重點，障礙夾雜在昨天今天中快速帶過沒被發現

●只講昨天、今天，而 障礙/問題 總是在時程壓線前才發現

●昨天跟今天的時間比例，理論上昨天會講比較少，今天會講比較多!當然，如果是報告形式的話，你就會聽到昨天講很多(很認真很努力的在講負責了哪些事情)，今天和障礙就很少

●沒有可對應的視覺化任務板(實體或電子)

●當天需要互相支援項目，沒有當下具體訂出下一步動作(例如討論時間、項目、地點..等)

●很少提到跟別人相關的事情，只講自己任務細節

●感覺別人有困難，不太主動詢問或協助，那是別人的事、會有別人去幫忙

有個重要前提要先共識，就是「急迫、重要的事件，當下就要立即做溝通」，而非所有事情都留在Daily時間點才做同步資訊。

說清楚、聽明白

不一定要照著建議規則講，了解規則背後的"為什麼WHY"，有助於發展屬於團隊自己習慣、合適的Daily模式。我們來試著理解一下三個問題的背後意義：

●昨天

-讓你有機會短暫回憶做過的事，跟昨天承諾的任務有沒有落差，從過去經驗中獲得成長機會。

-只講與別人相關或有可能影響到別人的事情。

-都沒有的話，來點正向表達，"昨天一切都順利、都如預期完成..."給自己小小的肯定

-如果沒法分辨影響範圍，可就事件情境做同步，讓大家有機會提問、判斷是否跟自己相關

-初期運作或經驗資淺成員，以熟悉為主。這時候，做所有資訊的同步無妨。隨著團隊成員經驗增加，越要避免流於形式的報告。

●今天

-對著團隊說自己今天要完成的事，通常能提高任務完成機率(自我承諾的魔力)

-整理目前狀態，檢視目前還剩多少任務，調整、排序、確定今天要執行地任務

-預先告知，今天任務可能會和誰有相關、需要什麼協作

-如果判斷不出任務跟誰相關或有風險疑慮，可以提出詢問，讓大家有機會警覺到

●障礙/風險

-預測可能會發生的風險，最好帶出怎麼應對的具體方案(人事時地物)。如需持續追蹤，最好列張TASK單

-重點在於"預測未來風險"，鼓勵大家即使有嗅到一點點不對勁也說出來

-最常發生的是，大家不覺得它是個風險/問題，也沒意識到對未來會產生災害，自然也就沒提

-說明可能會遇到的障礙後，要記得提如何應對，具體的解決方案、需要的資源。養成提問題也給方案的心態與習慣，而非只是丟問題。

-沒障礙的話，可以來點正向自我激勵。譬如說，"今天會是美好的一天、很順利、沒什麼事難倒我、今天的我沒有極限......"，團隊成員自行發揮，也增加團隊互動感。

回到一開始所說的，Daily通常是排斥感最大的敏捷活動，每個人工作情況和效率都會在此時被攤開來看，而每個人心中的量尺和標準又不一樣，同一件事情會有不同的正負向解讀。

先求有，再求好

以第一次跑敏捷流程團隊經驗，我的建議是，所有的會議活動先以「感受」、「經驗」為主，而非以「正確性」為要求。流程如下

●視覺化簡潔的看板，代表性的任務單

●Daily先照著建議規則各自同步自己的任務，放鬆規則也沒關係，讓問題自然發生，自然反應已經存在許久的團隊現象，讓大象顯現出來。

●接著透過回顧會議Retro.意識到Daily缺少的內容，讓成員連結Daily要做哪些改善，才能避免問題再次發生。

例如：任務無法如期完成，卻沒在Daily時反應出來，發生了什麼問題?

該如何在Daily就能提前示警?

「昨天結果 + 今天學習 + 障礙成長 = 未來樣貌」

自己一個人的Daily

以團隊敏捷來看Daily時，情境會複雜許多，也比較難懂難掌握。我們換角度來看，應用在個人生活Daily來重新理解，也許會更有感覺。

假如

-你遇到人生/工作困境，想釐清到底是什麼困住了你?

-一直處於茫然，想尋找屬於自己心目中的目標/夢想

記憶力不可靠，昨天、今天、障礙，視覺化它

《做自己的生命設計師》、《做自己的工作設計師》書中，都有提到類似的作法，用有目的性的日誌紀錄，來發現自己的障礙。

-透過每天的"好時光日誌"紀錄，從「活動」、「投入程度」、「精力耗費」三項，觀察到做哪些事情時，自己處於心流或者障礙狀態，從新發現、認識自己。

-透過"好工作日誌"紀錄，從「我學到什麼?」、「我發起什麼事?」、「幫助了誰?」三個問句，找出你的工作生活中那些事可行、哪些事窒礙難行、並反思自己從付出的行動中，獲得了哪些成長經驗。

※結論

以上都懂也常看到聽到，不管是個人或團隊，就是遲遲無法行動?

也許可以參考《設計你的小習慣》一書中的核心概念：福格行為模型。

如果要讓人們行動，從這三個層面去思考，行為發生三大要素：B(行為)=M(動機)A(能力)P(提示)

為何自己興趣缺缺動機不足?

擔心目前自己能力不夠應付?

模糊不清的提醒、觸發條件?

不管是對自己還是對團隊，都可以使用這套公式輔助自己思考，為何沒有行動產生。