帶著你內心的怪獸來場回顧會議PK

 【帶著你的怪獸來場回顧會議PK】

回顧會議的目的是「讓我們一起思考，哪裡還可以更好，每次都進步一點。」

通常會透過引導和一些視覺化表單，獲取、蒐集這段期間發生的事件資訊，重新回憶也重新詮釋、發現事件背後真正要解決的根因，再來針對根因設計行動方案，最後選出較重要的行動列出下次追蹤改善項目。

以上是很理想、理智的狀態下，夥伴們可以坐下來好好的思考、談論到底發生了什麼事，才會造成這種錯誤。

回顧會議活動列表整理出回顧會議的流程，有五個階段：

●設定會議型式與開場 - 是以感謝、改善、釐清問題、理解目前狀態、慶祝...等，哪一個為主軸來設計回顧的氣氛

●蒐集資訊 - 透過一些方法、工具、表單等引導方式，讓彼此能清楚表達到底發生了什麼事情，客觀的理解問題、需求、資訊。

●生成見解 - 有了客觀事件訊息，透過問句、提問或反思，讓團隊能看清事件根因。

●決定做什麼 - 針對根因一起定出解決方案和優先序

●結束回顧 - 依據會議一開始的主軸好好收尾。如果是問題型，可以激勵一下繼續加油；如果是感謝型，可以加強回到團隊整體；如果是學習型，反思自己具體收獲經驗是哪些。

任何會議開始前，都一定有個主軸要先確定下來。如果定位錯誤，可是會造成莫大浪費，畢竟會議是團隊成員都需要花時間投入參與。假如這段期間團隊明明就發生很嚴重的問題，卻視而不見得在慶祝。或者，明知障礙一直卡在那，進度無法前進，卻在感謝。這都是會讓大家對敏捷產生慢慢排斥不信任感。

以上是常規處理，9成以上都能順利進行回顧會議並產出行動方案。剩下的1成無法順利進行會議的，大多是卡在情緒還下不來的情況。只要情緒沒下來，大腦就不會正常運作思考，會僵持在會議中，對話充滿的「你」和「我」，就是沒有「我們」。

那要如何恢復成「我們」的對話呢?

會議的開場很重要，不要急著講道理，而是先同理。一個人同理還算容易，如果是一群人一個團隊要如何彼此同理呢?

視覺化是個重要手段，再加上心情繪畫，先建立自由抒發表達的地方，透過分享來讓情緒有個出口。而聽的人呢，可不是沒事做就只光聽，為了要讓團隊其他人感受到有在關心、傾聽、重視他的感受，每個人在聽的過程中，用便利貼寫下聽到的關鍵字，貼在他的繪圖附近，給你的隊有一種回饋感、重視感。

大致流程：

●每個人一張A4紙，寫下心中所有的不滿、不舒服、害怕、擔憂、恐懼的事情

●翻到背面，畫出自己的怪獸模樣，簡單的幾何形狀或找圖片描繪出都可以

●把負面的文字，連結到怪獸的某些特徵點，可以在旁邊註記、標示

●提問"如果要對抗這知怪獸，你可以擁有一個武器，那會是什麼?"，寫在旁邊

●輪流互相分享，可以觀察先邀請豐富情緒和畫面先講

●其他聽的人，用便利貼寫下你聽到的關鍵字，一張一項，分享完後貼在他的怪獸旁

●所有人分享完後，分類便利貼，重新詮釋此類應該是什麼問題，我們該如何對應

●行動方案的優先序，列下會議後的改善重點追蹤

最難處理的場面就是滿滿的情緒狀態下，與其衝動的說出口一言一語爭鋒相對，還不如讓大家在紙上用盡力氣和情緒。至於要不要亮出來給彼此看，可視情況安排。

這步驟很重要，你會發現無形中傾倒、清空了心中的不滿，同時也把所有混亂思緒都整理了一遍，大腦會開始恢復理性思考，團隊就可以開始恢復成「我們」的對話。

※結論

很多時候卡關的不是事件本身，而是情緒。更多時候發生問題現場的當下，不是刻意針對，而是求好心切或時間急了，使用直覺反應、命令等較有效率與省力的壓制行為，來取得自己想要的目的。這時怪獸就會現形，而怪獸就是事件本身，把焦點從人的身上拉回來事件，重新開始思考「我們該如何...(HMW)」一起面對，才有可能一起更好囉!

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